Optimisez vos présentations avec PowerPoint

Que vous soyez une entreprise, un étudiant qui prépare son mémoire ou un particulier désireux d’exposer une idée, vous aurez besoin de guider votre public en démontrant les faits par des textes, des graphes ainsi que des images. Évidemment, lorsqu’il s’agit de présentation, le premier outil le plus efficace qui nous vient en tête, c’est PowerPoint. Comment optimiser sa présentation sur PowerPoint ? Découvrez nos astuces dans cet article.

Économisez et gérez le temps de votre présentation

Dans le cadre professionnel, utiliser le modèle PowerPoint constitue avant tout une solution pratique et économique. En plus de faciliter votre tâche, cet outil vous fait gagner énormément de temps. Avec un modèle PowerPoint à 49,99€, vous aurez droit à tout un large choix de bibliothèques et de templates personnalisés conçus par les meilleurs designers qui vous permettent de créer des présentations dignes d’un professionnel.

Autre point à retenir : les premières étapes de la préparation d’une présentation PowerPoint sont les plus importantes. Il est donc normal d’y accorder davantage de temps. De plus, il n’est pas donné à tout le monde d’avoir sa charte graphique ni les compétences nécessaires pour créer un diaporama.

Les fondamentaux de PowerPoint

Revenons un peu sur les bases. Vous devez retenir que PowerPoint est avant tout un logiciel de diaporama. Sa mission première est de créer des slides, des planches ou des diapositives. Il vous permet de réaliser une présentation professionnelle à partir de fichiers multimédias.

Vous pourrez donc y inclure plusieurs formats de fichiers (textes, images, graphiques, hyperliens…). Avec cet outil, il sera plus facile de mettre en avant vos idées principales tout en ayant un repère pour le fil rouge de votre présentation.

Sur les fondamentaux, PowerPoint reprend les principes de gestion de textes de la suite Office. Vous aurez alors à travailler systématiquement sur des zones de texte. Tant que l’espace vous le permet, vous pouvez mettre plusieurs blocs sur une slide. Les options de paragraphes y sont aussi présentes, sans oublier la création de tableau et de graphe.

Le grand atout de PowerPoint, c’est sa capacité à accepter les fichiers multimédias. Vous pouvez y intégrer des fichiers audio et vidéo ainsi que des liens vers les sites ou les supports d’information que vous utiliserez pendant votre présentation. Il existe également l’option masque. Cet outil vous permet de modifier automatiquement un élément que vous aurez intégré dans la slide principale.

Vous pouvez même dynamiser votre présentation en y ajoutant des options d’animation. Ainsi, à chaque transition de slide, il vous est possible d’introduire des effets grâce à des animations prédéfinies.

Comment préparer votre présentation ?

Pour préparer sa présentation sur PowerPoint, il faut commencer par l’essentiel : ne pas ouvrir PowerPoint. Il faut garder en mémoire que PowerPoint est un logiciel diaporama conçu pour présenter et non pour concevoir une présentation. Car au final, vous êtes en charge de la présentation et le logiciel restera un outil de support. Donc, revenez aux fondamentaux : vous et votre projet.

Vous pouvez commencer par la bonne vieille méthode du papier et du stylo. Commencez par créer le contenu de votre présentation. Écrivez le sommaire après avoir défini quel contenu ira sur quelle slide.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez préparer un petit chemin de fer et créer des esquisses sur papier. Votre objectif ? Déterminer quelle slide comportera plus de textes, d’images, de graphes ou de vidéos. C’est après cette première étape que vous pourrez enfin ouvrir le logiciel.

Le process de création des slides

Ça y est, vous êtes fin prêt pour la deuxième étape et votre PowerPoint est déjà ouvert. Maintenant, la question est de savoir comment vous allez procéder pour créer une présentation de qualité.

Pour les sociétés et les entreprises désireuses de créer une présentation, il est de coutume de disposer d’une charte graphique. Celle-ci inclut un guide de l’image de l’entreprise, qui va définir quel type et quelle taille de caractères sont à utiliser, et dans quelles conditions. La charte présente également la forme et la couleur à appliquer à chaque contexte.

La tâche est cependant plus large pour les autres utilisateurs. En effet, il vous faudra créer un template et des bibliothèques. La conception du gabarit consiste en la création de l’habillage des slides. Autrement dit, vous devrez définir les en-têtes, les pieds de page ainsi que les décorations qui orneront vos slides. Il est aussi important de choisir à l’avance les couleurs, les caractères, le genre de tabulation, les puces et la numérotation à appliquer.

Petit conseil : évitez d’utiliser plus de trois couleurs dans votre présentation.

Après le gabarit, vous devrez créer et monter votre bibliothèque. Cette procédure consiste à monter et à lister toutes les formes, les graphiques et les symboles que l’on retrouvera dans votre présentation. Grâce à cette démarche, votre présentation sera plus que personnalisée et ergonomique, tant sur le fond que sur la forme.

Gérez le contenu de votre présentation

Lorsque vous préparez votre présentation, gardez en tête que la hiérarchisation du contenu est extrêmement importante. Veillez à bien agencer le contenu de chaque slide afin que votre interlocuteur comprenne et assimile le message ou l’information que vous voulez transmettre.

Le secret de cette gestion se trouve justement quelques lignes plus haut : dans le sommaire. Vous pouvez, par exemple, mettre sur une diapositive les chapitres habillés au préalable dans vos gabarits.

Sur les autres slides, il vous est possible d’utiliser un caractère de grande taille avec une couleur spéciale. Un style de caractère moins grand, mais gras, serait idéal pour les titres et un caractère normal pour les paragraphes.

Vous pouvez égayer le paragraphe avec des italiques pour les citations, par exemple, et un caractère plus petit pour les mentions. Les tabulations, les puces et les symboles seront également présents pour agrémenter vos textes.

Grâce à votre bibliothèque, vous pouvez mettre en évidence les points importants avec une forme prédéfinie. Les graphiques et les images ne seront ni à sous-estimer ni à exclure, car justement, elles appuieront et soutiendront votre présentation. Prenez soin de choisir de bonnes images et faites en sorte que les graphiques soient allégés et uniformes.