Qu’est-ce que la planification dans la gestion de projet ?

Dans le cadre des diverses étapes d’un projet, la planification figure parmi les plus importantes. Cela consiste essentiellement à créer une liste de tâches devant être accomplies. Chacune des tâches est estimée en termes de priorité, coût de réalisation et ressources à prévoir. Voici un tour d’horizon en 5 étapes incontournables de la planification de gestion de projet.

Débuter par un découpage

Abordez la planification en commençant par un découpage du projet en grandes phases chronologiques. Ensuite, considérez chacune des phases en listant des tâches, tout en prenant en compte les ressources à prévoir pour les mettre en œuvre. Déterminez quels pourraient être les résultats attendus, et sous quelle forme se matérialiseraient des livrables et des processus de validation.

Classifier les tâches selon une hiérarchisation

Lorsque l’on maîtrise assez bien la vue d’ensemble des tâches devant être réalisées, il devient possible de déterminer lesquelles s’avèrent prioritaires.

Autant que faire se peut, efforcez-vous de noter les interdépendances entre les diverses tâches. Ce travail méthodique a pour avantage d’anticiper l’émergence de problématiques.

Prenez aussi le temps de produire une description détaillé des livrables (et sous-livrables) attendus. Cela permettra aux équipes de s’appuyer sur votre modèle de livrable, et évitera que se produisent de mauvaises surprises (et nécessairement des pertes de temps pour reprendre le travail de création des livrables).

Plus votre analyse sera fine, plus vous observerez de la précision dans la réalisation des étapes subséquentes.

Ordonnancer les tâches

Vous serez étonné(e) à quel point les étapes suivantes s’enchaîneront dans la fluidité et l’harmonie, tel un ballet bien orchestré ! En procédant à l’ordonnancement des tâches, vous visualiserez l’ordre dans lequel chaque action viendra se matérialiser et s’enchevêtrer séquentiellement et/ou parallèlement les unes par rapport aux autres.

Définir le planning

Une fois que vous visionnez parfaitement chacune des étapes, et que vous entrevoyez l’ensemble des tâches, il importe de fixer des dates de réalisation. Cette analyse aide à fixer la date de fin prévisionnelle.

Identifier les éventuels risques

Que faire si quelque chose d’imprévu surgit en cours de route ? Avec de la flexibilité et réactivité, vous parviendrez à tout enchaîner avec brio, si vous avez préalablement pris le temps d’identifier les risques éventuels.

Cette étape d’anticipation des problèmes qui pourraient émerger vous aidera à visualiser le genre d’impact que ceux-ci pourraient générer.

Parmi de fréquents facteurs de risque, on trouve la disponibilité de ressources matérielles et humaines, criticité des tâches, disponibilité de locaux, difficultés de recrutement, manque de participation des publics-cibles, mauvais ciblage de technologie, coûts cachés, etc.

Avec l’aide d’outils, tels une matrice des risques, vous pourrez évaluer la gravité du risque et procéder à l’ordonnancement de la probabilité de l’émergence de certaines problématiques.

Il est important de maintenir cette matrice à jour, tout au long du déroulement du projet. Des risques majeurs peuvent vite s’avérer catastrophiques au bout de quelque temps, lorsque des problématiques tardent à être solutionnées.

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